Mit Careviva Social Invoicing können Einrichtungen/Institutionen in der Sozialwirtschaft automatisiert die zyklischen Abrechnungen ihrer Kunden (Klienten, Bewohner, Betreute, Teilnehmer, Patienten etc.) mit den Leistungszahlern (Krankenkassen, Pflegekassen, Ämter, Privatzahler etc.) anhand einer individuell definierten Leistungsvereinbarung durchführen. Variable Parameter wie z.B. individuelle und zeitlich wechselnde Preise, Abwesenheiten, regionale Zuordnungen etc. werden dabei ebenso vollständig beachtet wie variable erbrachte Leistungen. Durch den modularen Aufbau des Abrechnungsprozesses, können auch Ihre individuelle Anforderungen berücksichtigt werden.
Eine Lösung zur Automatisierung der Abrechnung in der Sozialwirtschaft.
akquinet care GmbH
Schützenweg 72
35418 Buseck
Veröffentlicht 2020
Nach dem Installieren der App „care viva-social-invoicing“ findet man folgende Konstellation vor.
Die in der Datenbank vorhandenen Benutzer und ihre Rechte sind weiterhin vorhanden. Sollte die Installation bisher ohne Anlegen von Benutzern durchgeführt worden sein, sind einige benutzerabhängige Schritte im weiteren Vorgehen nicht möglich. Es wird daher im ersten Schritt die Verwendung mit Benutzern empfohlen. Für diverse Administrationsaufgaben sind dann SUPER Rechte nötig.
Verschiedene Grundeinrichtungstabellen sind bei der Installation angelegt und gefüllt worden. Es sind dies z.B. Klient Einrichtung, Systemwerte, Klientenkonto, Prozess, Prozessschritte, Beleg Layout, Beleg Layout Zeile usw.
In der Tabelle Klient Einrichtung können Mandantenbezogene Initialwerte für die App verwaltet und eingestellt werden.
Über die Tabelle Beleg Layout und Beleg Layout Zeile kann die Formatierung der Belege Rechnung und Gutschrift definiert werden, die im Rahmen der sozialwirtschaftlichen Abrechnung erstellt werden.
Die Systemwerte dienen der komfortablen und flexiblen Steuerung weiterer Einstellungen (etwa mit welcher Nummernserie sozialwirtschaftliche Abrechnungsbelege erstellt oder aus welchen Texten die Protokollzeilen zu einer Abrechnung generiert werden).
Mithilfe der Systemwerte können diese Vorgaben ohne kundenspezifische Tabellen oder Felder verwaltet werden.
Zur Individualisierung werden Profile verwendet, die den Startbildschirm, Startmandanten und vorhandene Menüpunkte beeinflussen. Ein Profil für care viva wird mitgeliefert und kann nach eigenen Wünschen umbenannt werden. Über die Benutzeranpassung ist es dann möglich, individuell Profile zu vergeben.
ACV Einrichtung
Jeder Klient wird einer oder mehrerer Einrichtungen zugewiesen. Eine Einrichtung kann vom Typ „Wohnen“, „Ambulant“, „Arbeit“, „Bildung“ oder „Freizeit“ sein. Hierdurch werden alle Möglichkeiten der sozialen Leistungserbringung abgedeckt.
ACV Gruppe (Einrichtung)
Über die Tabelle Gruppe (Einrichtung) können Einrichtungen strukturiert werden.
ACV Klientenkonto
Für die spätere Abrechnung wird der Bezug zu einem Klientenkonto benötigt. Dieses ermöglicht eine Unterscheidung verschiedener Einrichtungen und auch die Zuordnung eines Klienten zu mehreren Einrichtungen des gleichen Einrichtungstyps.
ACV Korr.-Blatt Name & ACV Korrekturposten
Im Korrektur Buchblatt können Korrekturzeilen angelegt werden, diese bedingen, dass die Abrechnung Rückrechnungen vornehmen kann. Die Anlage erfolgt automatisch, wenn abrechnungsrelevante Daten für zurückliegende Perioden verändert werden. Sie kann aber auch manuell erfolgen, wenn der Anwender eine Korrektur forcieren will.,
ACV Abrechnungsart
Über die Abrechnungsart kann die Abrechnung auf bestimmte Bereiche eingeschränkt wer-den. Übliche Einschränkungen sind z.B. einzelne Einrichtungen oder bestimmte funktionale Bereiche wie Mieten oder Bargelder.
ACV An-Abwesenheit
Die Tabelle An-/Abwesenheit dient der Strukturierung und Klassifizierung von Abwesenheiten der Klienten. Die Abwesenheiten der Klienten haben - neben dem Kriterium der Dokumentation - großen Einfluss auf die Abrechnung. Zur Steuerung existiert daher ein Abwesenheitskatalog, um die verschiedenen Ausprägungen in Bezug auf die Abrechnung berücksichtigen zu können.Mit dem Katalog der Abwesenheiten wird festgelegt, ob eine Abwesenheit generell eine Relevanz für eine Abrechnung hat. Außerdem wird eingestellt, ab welcher Länge (Zeitraum) die Abwesenheit relevant ist und welche Bereiche (Einrichtungstypen) von einer Abwesenheit betroffen sein sollen.
Mit Hilfe des Katalogs der Abwesenheitsverrechnung wird maßgeblich das Verhalten der Abrechnung in Bezug auf eine erfasste Abwesenheit eines Klienten im Abrechnungszeitraum gesteuert. Die gewünschte Abwesenheitsverrechnung wird an der Leistung definiert und steuert damit, zusammen mit den erfassten Abwesenheiten eines Klienten, die Abrechnung.
Ein Bild, das Screenshot enthält. Automatisch generierte Beschreibung
Festzulegende Parameter sind:
- Code: individuell wählbar, möglichst sprechend
- Beschreibung
- Regeln für das Handling von ersten und letzten Tagen: jeweils Anwesend oder Abwesend möglich
- Reduktion: auf %: 0% bedeutet Streichen
- Ab dem Tag (Reduktion): gibt an, ab dem wievielten Tag der Abwesenheit der Prozentsatz greifen soll
- Reduktion 2 auf %: bei einer eventuell verwendeten Zweistufigkeit
- Ab dem Tag 2 (Reduktion): gibt an, ab dem wievielten Tag der Abwesenheit der Prozentsatz greifen soll, bei einer eventuell verwendeten Zweistufigkeit
- Reduktion auf Festrate: wenn nicht prozentual reduziert werden soll sondern auf eine bei der Leistung zu hinterlegende Rate
- Berechnungsdarstellung: mit den Optionen „chronologisch (addierend für eine Gesamtdarstellung des Abrechnungsmonat) bzw. Abzugsauflistung (berechnet zuerst die Gesamtsumme des Abrechnungsmonats und reduziert dann bei Abwesenheiten)
- Abwesenheitsverbindung: berücksichtigt, ob jede zusammenhängende Abwesenheit einzeln berücksichtigt wird oder Gesamtsummen von Abwesenheitstagen erreicht sein müssen (z.B. im Jahr oder in der Abrechnungsperiode), damit Kürzungen greifen.
ACV Klient
Über die Tabelle Klient kann eine Zuordnung zwischen dem von der Abrechnung betroffenen Klienten, dem Debitor in Business Central sowie dem dazugehörigen Kontakt verwaltet werden. Hier findet man auch Verbindungen zu klientenbezogenen Daten wie Verträge, Posten usw. (siehe dort).
ACV Leistung
Leistungen werden verwendet, um die mit dem Klienten vereinbarten Tätigkeiten, Dienstleistungen und sonstige Aufwände zu definieren.
Automatisch generierte Beschreibung
Festzulegende Parameter sind:
- Code: individuell wählbar, möglichst sprechend
- Beschreibung
- Einheit
- Einrichtungstyp: siehe ACV Einrichtung
- Produktbuchungsgruppe: wie die Erlöskontensteuerung erfolgt
- MwSt.-Produktbuchungsgruppe: wie die steuerliche Behandlung stattfindet
- Mengenberechnung: wie berechnet wird; monatlich, täglich, einmalig usw.
- Abwesenheitsverrechnung: ob Abwesenheiten Einfluss auf Kürzungen und Streichungen haben
ACV Leistungsrate
- Art: bestimmt, ob die Rate mandantenweit gilt oder nur für bestimmte Einrichtungen, Teile des Mandanten oder einzelne Klienten
- Von-Datum/bis-Datum: legen den Gültigkeitszeitraum fest
- Rate und Reduktion auf Festrate: legen den Betrag bei Anwesenheit bzw. Abwesenheit fest Diese Angaben werden bei der Abrechnung fallbezogen verwendet.
Zahler
Ist der Klient Selbstzahler, wird er in Dynamics 365 Business Central als Debitor angelegt. Um die Debitoren später zur Abrechnung nutzen zu können, müssen mindestens die Felder Geschäftsbuchungsgruppe, MwSt. Geschäftsbuchungsgruppe und die Debitorenbuchungsgruppe hinterlegt werden.
Sofern der Klient nicht alleiniger Träger der anfallenden Kosten ist, werden für ihn die entsprechenden ACV Leistungszahler ebenfalls als Debitor angelegt.
Diese können u. a. sein: die Pflegekasse, die Krankenkasse oder auch das Sozialamt.
ACV Vertrag
Verträge bilden die Grundlage für die sozialwirtschaftliche Abrechnung. Für einen Klienten können mehrere Verträge angelegt werden, die parallel in einem Abrechnungslauf abgerechnet werden.
Automatisch generierte Beschreibung
Festzulegende Parameter sind:
- Code: individuell wählbar oder aus Nummernserie
- Klienten Nummer
- Einrichtungstyp: siehe ACV Einrichtung
- Start- und Enddatum des Vertrages
- Ein Vertrag muss freigegeben werden
Wichtig bei den Verträgen sind vor allem die Vertragspositionen. Es können zwar verschiedene Parameter und Werte im Vertragskopf eingegeben werden aber die Daten in den Vertragspositionen haben immer die höhere Priorität. Es ist ebenfalls möglich, bestimmte Einträge und Leistungen des Vertrages durch Verwendung einer Vertragsvorlage initial zu befüllen.
ACV Vertragsposition
Zu einem Vertragskopf werden Vertragspositionen unter Auswahl von Leistungen hinterlegt. Festzulegende Parameter sind:
- Aktiv: muss angehakt sein
- Phase: muss Leistungsposition sein
- Von-Datum: geben den Berechnungszeitraum an
- Bis-Datum: geben den Berechnungszeitraum an
- Leistung: (Details siehe dort)
- Klientenkonto
- Abrechnungsart und Einrichtung: meist identisch, da in der Regel einrichtungsweise abgerechnet wird
- Art: hier wird durch den Eintrag "Leistungszahler" auf eine Institution (Behörde, Amt Versicherung usw.) verwiesen, die unter „Zahler“ auszuwählen ist. Das Feld „Debitor“ füllt sich danach automatisch. Eine zahlende Person wird mit dem Eintrag „Debitor“ versehen und in der entsprechenden Spalte ausgewählt.
Auf Basis der Vertragspositionen werden dann die Rechnungen generiert und in den Standardverkaufsprozess von Dynamics 365 Business Central integriert.
Die Kliententagesposten liefern für jeden Klienten pro Tag ein vollständiges Abbild, welcher Einrichtung der Klient zugeordnet war. Mehrfachzuordnungen sind möglich. Diese Posten ermöglichen Belegungsstatistiken unabhängig von Rechnungsstellungen.
Die Kliententagesposten bilden eine wichtige Grundlage für die Abrechnung eines Klienten.
Die Befüllung dieser Tabelle kann entweder manuell durch den Anwender erfolgen oder über extern gelagerte Informationen mithilfe einer Automatik, die in diesem Modul nicht enthalten ist, erfolgen.
Weiterhin werden in den Kliententagesposten Abwesenheiten und Eintragungen des Klientenkontos vermerkt.
Die Gesamtabrechnung führt anhand der eingerichteten Prozessschritte die Abrechnung der Klienten aus. Folgende Grundlagen sind neben den erfassten Stammdaten eines Klienten zur Durchführung einer Leistungsabrechnung notwendig.
Eine valide Zuordnung des Klienten zu einer Einrichtung bzw. Untergruppe
- Falls relevant, aktuelle erfasste Abwesenheiten des Klienten im Abrechnungszeitraum
- Eine oder mehrere valide erfasste Vertragspositionen für den Klienten.
Hierbei werden die in den Kliententagesposten eingetragenen Angaben ermittelt und anhand dessen Abrechnungsposten für den Klienten erstellt. Ebenfalls wird geprüft, ob zu dem Klienten Korrekturzeilen existieren, welche unter anderem durch eine Änderung in den Zuordnungen des Klienten erstellt werden.
Anhand der so erstellten Abrechnungsposten erzeugt das System die Verkaufsrechnungen oder /-gutschriften an den eingetragenen Leistungszahler für die Fakturierung.
Durchführung
Die Abrechnung wird aus der Klienten Übersicht über die Schaltfläche „Gesamtabrechnung Klient“ gestartet. Es öffnet sich ein Parameterfenster, in dem folgende wichtige Parameter für die Abrechnung eingegeben werden können.
- Abrechnungsperiode: Definiert den Monat der abgerechnet werden soll
- Buchen: Wird dieser Haken aktiviert, wird die Abrechnung als Gültig deklariert und die generierten Belege werden gebucht sprich relevant für die Buchhaltung. Ist der Haken nicht aktiviert, handelt es sich um eine Test- oder Probeabrechnung. Das Feld ist somit sehr wichtig und relevant! Test- und Probeabrechnungen können im Rahmen der Faktura von MS Dynamics 365 bc ohne eine nochmalige Gesamtabrechnung verbucht werden.
- Abrechnung pro Klient: Über diese Schaltfläche wird gesteuert, ob die Abrechnung pro Klient vollständig abgearbeitet werden soll. Dieser Haken sollte immer aktiviert bleiben.
- Manuelles Belegdatum: Über dieses Feld kann man den generierten Belegen ein vom Standard abweichendes Belegdatum für die Belege definieren. Der Standard ist i.d.R. der Abrechnungsmonat
- Manuelles Buchungsdatum: Über dieses Feld kann man den generierten Belegen ein vom Standard abweichendes Buchungsdatum für die Belege definieren. Der Standard ist i.d.R. der Abrechnungsmonat.
- Abrechnungsart Vertragsposition: Über dieses Feld kann die Abrechnung auf bestimmte Bereiche eingeschränkt werden. Übliche Einschränkungen sind z.B. einzelne Einrichtungen oder bestimmte funktionale Bereiche wie Mieten oder Bargelder. Die Abrechnungsart wird über die Verträge bzw. Vertragsposition/-en eingestellt. Über die Schaltfläche OK wird die Abrechnung anhand der eingestellten Parameter gestartet.
Der Abrechnungsprozess wird mit den eingestellten Parametern über einen neuen Datensatz in der Tabelle Prozesslauf dokumentiert. Nach Abschluss des Prozesses werden neben den gewünschten Abrechnungsposten und den Belegen auch sogenannte Protokolleinträge geschrieben und gespeichert. Diese Protokolleinträge können über den Eintrag in der Tabelle Prozesslauf aufgerufen werden. Die Protokolleinträge dienen neben dem Loggen der durchgeführten Abrechnungsschritte auch zur Fehleranalyse bei möglichen Problemen im Rahmen der durchgeführten Abrechnung. Hierüber können z.B. auch formale Stammdatenprobleme, wie z.B. eine unvollständig definierte Leistung oder ein unvollständig definierter Zahler erkannt und bereinigt werden.
ACV Prozess & ACV Prozess Schritt
Über die Tabellen Prozess, bzw. Prozess Schritte können die Abrechnungsschritte kundenspezifisch eingegeben werden. Bei Ausführung der Gesamtabrechnung oder auch der ambulanten Abrechnung werden die im Prozess hinterlegten Abrechnungsschritte durchlaufen und ermöglichen eine Individualisierung.
Protokollierung der Prozesse
Bei Ausführung eines Prozesses werden (zusätzlich zu der Protokollierung der Prozessläufe im Falle der Klientenabrechnung) Protokollzeilen erstellt, die unter Anderem dokumentieren, wann ein Prozess gestartet wurde und wann er endete.
Abrechnungsposten
Im Rahmen der Gesamtabrechnung werden zu dem abgerechneten Klienten Abrechnungsposten erzeugt. Über diese ist nachvollziehbar, ob und mit welchen Leistungen/Vertragspositionen der Klient für einen bestimmten Zeitraum abgerechnet wurde und unter welcher Belegnummer die Abrechnung erfolgt ist.
Rückrechnung, Korrektur
Abrechnungsrelevante Änderungen bewirken automatisch das Anlegen von Korrekturzeilen. Diese sind Grundlage dafür, dass care viva mit einer vorgegebenen Rückrechnungstiefe überprüft, ob Korrekturen (Nachberechnungen, Gutschriften usw.) nötig sind. Diese können entweder separat erzeugt oder in den nächstfolgenden Abrechnungslauf integriert werden.
